Il ruolo di protagonista che sta assumendo la Posta Elettronica Certificata dopo l’ultimo intervento normativo sull’articolo 6 del CAD obbliga a correre ai ripari e intervenire per incentivare l’uso dello strumento.
A tal fine è utile riprendere alcuni passaggi della recente circolate del Ministero dell’interno del 20 febbraio 2018 emessa per le sanzioni amministrative al codice della strada ma che ben può rappresentare un punto di riferimento utile per comprendere le disposizioni dell’articolo 6 del CAD comma 1 quater
1-quater. I soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, notificano direttamente presso i domicili digitali di cui all’articolo 3-bis i propri atti, compresi i verbali relativi alle sanzioni amministrative, gli atti impositivi di accertamento e di riscossione e le ingiunzioni di cui all’articolo 2 del regio decreto 14 aprile 1910, n. 639, fatte salve le specifiche disposizioni in ambito tributario. La conformità della copia informatica del documento notificato all’originale è attestata dal responsabile del procedimento in conformità a quanto disposto agli articoli 22 e 23-bis.
Si tratta delle notificazioni eseguite direttamente alla casella PEC (o equivalente) presente negli indirizzari pubblici riconosciuti dagli articoli 6 bis 6 ter e 6 quater del codice, con obbligo di utilizzo da parte delle amministrazioni pubbliche, delle società a controllo pubblico, dei gestori di pubblico servizio. La circolare evidenzia che la norma del CAD si estende a qualsiasi procedimento amministrativo.
Tra gli aspetti affrontati dalla circolare in commento, anche la portata dell’obbligo imposto dalla norma nell’utilizzo della notifica PEC. Attualmente un vero e proprio obbligo sussiste nei confronti dei soggetti privati che forniscono un valido indirizzo pec e quelli che risultano validamente presenti negli indici indicati dalla norma. Solo nel caso in cui non sia possibile risalire a un valido indirizzo PEC tramite tali indici, la notifica sarà effettuata con le altre modalità ordinarie, con oneri a carico del destinatario. In tal caso, la circolare prevede di allegare ai documenti secondo le procedure ordinarie, la ricevuta di accettazione e l’avviso di mancata consegna, con relativa attestazione di conformità degli stessi ai documenti informatici da cui sono tratti
Il CAD pur sancendo obbligo di notifica a mezzo pec non fa cenno circa l’efficacia di una notifica tramite posta ordinaria o messi, senza prima aver esperito il tentativo con la PEC. La notifica nei modi ordinari è comunque idonea a produrre gli effetti di legge. Il destinatario conserva la facoltà di chiedere la restituzione delle spese di notifica se prova di essere titolare di un valido indirizzo pec e di averlo inserito in uno degli elenchi ufficiali.
Il decreto riporta delle indicazioni importanti in merito agli allegati del messaggio di posta elettronica certificata che è utile considerare anche per la notifica di accertamenti e ingiunzioni. Per i verbali del codice della strada si prevede:
- copia per immagine su supporto informatico di documento analogico costituito dall’atto da notificare ovvero duplicato o copia informatica di documento informatico quando l’atto sia stato formato con questa modalità
- una relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale, che deve riportare: l’ufficio che spedisce l’atto e il responsabile del procedimento di notificazione; esercizio del diritto di accesso (soprattutto per le sanzioni amministrative) l’indirizzo di pec a cui è diretta la notificazione citando l’elenco da cui è stato estratto, modalità di esercizio del diritto di difesa
E’ importante segnalare che il documento informatico deve essere munito di attestazione di conformità a seconda che si tratti di:
– copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (quando l’atto da notificare nasce cartaceo) “ai sensi dell’articolo 22 del CAD e delle relative norme attuative, si attesta che il presente documento informatico è conforme alla corrispondente copia cartacea presente agli atti di questo Ufficio”. L’attestazione può essere inserita nel documento informatico da sottoscrivere digitalmente ovvero inserita in un documento informatico separato.
– ovvero di duplicato o copia informatica di documento informatico: il duplicato non necessita dell’attestazione di conformità mentre la copia necessita dell’attestazione di conformità “ai sensi dell’articolo 23 bis CAD e delle relative norma attuative, si attesta che il presente documento informatico costituisce copia dell’originale redatto in forma digitale, ai sensi dell’articolo 6 del DPCM 13 novembre 2014 conservato negli archivi informatici di questo ufficio ed è ad esso conforme
Dalla lettura della circolare si traggono dunque principi importanti anche per il settore fiscale:
- la notifica mediante pec presente negli indirizzari pubblici è obbligatoria ma non inficia la validità della notifica eseguita con forme ordinarie, fermo restando il diritto al rimborso delle spese di notifica richieste
- il messaggio pec deve riportare in allegato non solo il documento da notificare ma anche una relazione di notificazione su documento informatico separato
il tentativo di notifica non andato a buon fine va citato nella successiva fase di notifica
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