La notifica cartacea del documento digitale.

L’avvio del sistema digitale di notifica sconterà una prevedibile fase transitoria, nella quale il caso più frequente sarà quello del ricorso alla canonica notifica cartacea mediante Legge 890/82 o raccomandata postale AR di documento informatico firmato digitalmente. Questo perché l’obbligo di creare atti digitali si scontra con la mancanza di domicili digitali delle persone fisiche (ancora in alto mare) ovvero con pec non attive.

Laddove la notificazione per posta elettronica certificata non risulti possibile, l’atto deve essere notificato per le vie ordinarie. Per non commettere errori nel passaggio dal digitale al cartaceo, bisogna conoscere e applicare fedelmente l’articolo 23 del CAD che prevede due alternative alla regola della conformità all’originale.

In primo luogo l’articolo 23 fa riferimento alla dichiarazione di conformità: il pubblico ufficiale incaricato è tenuto ad attestare la conformità delle  copie analogiche ai documenti informatici da cui sono tratte, ai sensi dell’art. 23, comma 1, del CAD. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.

In alternativa alla apposizione di attestazione di conformità sottoscritta sulle copie analogiche di documenti informatici, può essere apposto a stampa un contrassegno, ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del CAD, sulla base dei criteri definiti con le linee guida, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno così apposto sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico.

Ove si ricorra al contrassegno (detto anche timbro digitale, codice bidimensionale, glifo, etc.)  l’amministrazione procedente deve rendere disponibile gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo.

 Le linee guida sono oggi contenute nella circolare dell’AgID 30 aprile 2013, n. 62.

La soluzione del contrassegno elettronico è  la più funzionale per consentire la produzione massiva delle copie analogiche da notificare tramite raccomandata atti giudiziari, ovvero con le modalità del codice di procedura civile.

L’allegato 1 della circolare 62/2013 propone le varie tipologie di contrassegno elettronico con i rispettivi esempi grafici; in sostanza si tratta dei contrassegni che siamo abituati a vedere in calce delle pagine delle copie cartacee della Gazzetta Ufficiale o su alcuni documenti prodotti dalle amministrazioni pubbliche su supporto cartaceo.

Ai sensi dell’articolo 23 del CAD

1 Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2 Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

2-bis. Sulle copie analogiche di documenti informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le regole tecniche di cui all’articolo 71, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.

Se invece si vuole utilizzare l’attestazione di conformità va indicato che

Ai sensi dell’articolo 23 del CAD e delle relative norme attuative, si attesta che il presente documento informatico costituisce copia dell’originale redatto in forma digitale  ai sensi del dpcm  13 novembre 2014 conservato negli archivi informatici di questo ufficio ed è ad esso conforme.

Data

Firma ( autografa o con indicazione a stampa)

Cristina Carpenedo
Informazioni su Cristina Carpenedo 196 Articoli
Funzionario responsabile per la riscossione pubblica con abilitazione di legge Funzionario responsabile IMU - Imposta di soggiorno - Cosap - riscossione coattiva e contenzioso tributario del Comune di Jesolo, in regime di part time al 50% . Direttrice del sito ufficiotributi.it ed. MAGGIOLI Presidente di Oesis s.r.l. Formatrice in materia di accertamento e riscossione di entrate locali, iscritta all’albo formatori IFEL (Istituto finanza enti locali) Formatrice per ANCI Emilia Romagna, ANCI Veneto e IFEL Autrice di pubblicazioni in materia di riscossione e tributi locali

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